Небывалый рост объемов информационных потоков и развитие современной микропроцессорной техники, интегрированных сетей связи, новых информационных технологий привели к бурному подъему индустрии переработки информации и массовому применению компьютерной технологии обработки информации.
В деятельности руководителя информация, ее оперативность и достоверность, играют решающую роль, так как информация является предметом, средством и продуктом управленческого труда. Один раз введенная в память компьютера информация может неоднократно использоваться для решения целого комплекса информационно связанных задач.
Специалисты говорят: создание современного предприятия (компании, корпорации) - это два взаимосвязанных процесса. Первый - формирование производственно-управленческой структуры, порождающей мощные потоки информации. Второй - формирование структуры, управляющей этими потоками.
Внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Эта система принимает запросы менеджеров и удовлетворяет их.
Проектирование, создание и использование внутрифирменной информационной системы направлены на достижение следующих целей:
♦ автоматизация административно-управленческого труда на основе использования информационной технологии;
♦ повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации;
♦ создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;
♦ непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.
К основным функциям информационной системы можно отнести следующие виды задач, решаемых в организации с их помощью:
♦ определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема;
♦ разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
♦ определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию;
♦ координация всех работ по информационному обслуживанию;
♦ автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.
Технически внутрифирменная информационная сеть основана на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи. Она состоит из трех основных элементов:
1. Средства обработки информации (компьютеры и программное обеспечение).
2. Внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи).
3. Собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.
Как правило, функционирование информационной системы обеспечивает системный администратор. Его роль может выполнять один человек или специальное структурное подразделение - информационный отдел.
В крупных фирмах создается целая система информационных служб, основной задачей которой является сбор первичной информации, ее обработка, хранение и снабжение заинтересованных в ней подразделений. Обычно она включает: отдел научно-технической информации, библиотеку, архив, патентный отдел.
Независимо от масштабов деятельности предприятия, подсистема информационного обеспечения должна снабжать все подразделения и руководство предприятия:
♦ научной информацией,
♦ экономико-правовой информацией.
Под научной здесь понимается информация, необходимая для производства высококачественной пользующейся спросом продукции.
Под экономико-правовой понимается информация, мало зависящая от специфики конкретного предприятия, а именно та, которая необходима для строгого соблюдения действующего законодательства, в там числе налогового, и отслеживания экономического состояния внешней среды.
Накопление производственной, экономической, кадровой и нормативно-справочный информации является незаменимым инструментом для получения руководителем и всеми структурными подразделениями предприятия объективных данных о ходе управленческих и технологических процессов.
Базой данных является совокупность сведений, хранящихся в запоминающих устройствах компьютера. Банк данных - более мощная система информационного обеспечения коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. Создание автономного банка данных дает возможность отделить информацию от прикладных программ, облегчить доступ к ней различным категориям пользователей и более надежно хранить информацию.
На малых предприятиях используют достаточно простое программное обеспечение информационной системы. Часто это пакет программ Microsoft Office, позволяющий обеспечить работу офиса: MS Word - редактор текстовой информации, MS Excel - редактор таблиц и диаграмм, MS Access - программа создания и управления базами данных, MS PowerPoint - создатель презентаций и докладов, MS Outlook - органайзер, программа планирования, совместной работы над документами, коммуникаций в фирме, внешних контактов, в том числе электронной почты и Интернет. Этими программами должен уметь пользоваться каждый современный менеджер.
На средних и крупных предприятиях могут использовать программные системы автоматизации управления.
На каждый рубль, затраченный на «железо», приходится рубль, затраченный на программное обеспечение, и от одного до пяти рублей для того, чтобы провести все сопутствующие проекту процедуры, - иначе первые два рубля работать не будут. Устранение ошибок в подгонке информационной системы под предприятие на стадии проектирования стоит в два раза дороже, чем на стадии анализа, на стадии тестирования - в десять раз, а на стадии эксплуатации системы - в сто раз дороже.
