Коммуникации между организацией и внешней средой организуются разными средствами. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию благоприятного имиджа на местном, общенациональном или международном уровне. Подчиняясь государству, организации заполняют разнообразные письменные отчеты. При этом собрания, переговоры, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.
Коммуникации внутри организации могут быть вертикальными, горизонтальными, неформальными.
Межуровневые коммуникации - перемещение информации в рамках вертикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (сообщения подчиненным о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки).
Коммуникации «руководитель - подчиненный» связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных.
Коммуникации между различными отделами, или горизонтальные коммуникации. Организации состоят из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.
Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций - это канал распространения слухов. По каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения. Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной.
Коммуникационная сеть формируется тогда, когда несколько объектов связываются вместе многими каналами. Коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением. Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности. На рисунке изображены возможные коммуникационные сети для группы из пяти человек. Какая из них лучше?
Варианты коммуникативных систем
Установлено, что «штурвал» надежнее, если проблема, которую необходимо решить, проста. «Штурвал» не годится в том случае, когда решение проблемы зависит от взаимного обмена идеями и постоянной обратной связи. «Штурвал» предпочтительнее при выполнении рутинных заданий, в которых допустимы ошибки. Сеть типа «круг» более эффективна при выполнении менее рутинных заданий, требующих адаптации и творческого подхода.
Сеть типа «каждый с каждым» стимулирует создание хорошего морального климата и приспособляемости и наиболее подходит при решении стратегических проблем. Участники обсуждают свои идеи всей группой, когда в этом возникает необходимость. Это обеспечивает всестороннюю проверку идей и устранение конфликтов.
Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти, учета и контроля в организации. Учет и контроль возможны только при наличии эффективной сети обмена информацией.
Запомнить
• Коммуникации
• Коммуникационная сеть
Вопросы и задания
1. Какова роль коммуникационных процессов в организации?
2. Какую роль играют невербальные средства коммуникации в процессе передачи информации?
3. Назовите основные элементы коммуникационного процесса.
4. Что понимается под шумом в информационной системе? Каковы причины появления шума.
5. Как можно повысить эффективность межличностной коммуникации?
