Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией - важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности.
1. Коммуникация
Коммуникация - это процесс обмена информацией между людьми внутри организации. Термин «коммуникация» происходит от латинского communis, означающего «общее», передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию.
Информационная система предприятия представляет собой подобие той части нервной системы человека, которая отвечает за управление отдельными органами и частями тела на рефлекторном, бессознательном уровне. Российские специалисты считают: «Современное предприятие - большой сложный организм, у которого очень много частей и они взаимодействуют по каким-то правилам. Правила существуют в любом случае - сформулированы они в явном виде или нет. Задача информационной системы - правильно запрограммировать эти правила».
Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.
Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом). Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
Неудивительно, что большую часть своего рабочего времени (50 - 90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации. Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями.
Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит прежде всего от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.
