Подсчитано, что современный администратор вынужден затрачивать на работу с документами до 75% своего рабочего времени. Иногда количество документов сравнивают с бескрайним морем и надо научиться, если не плавать, то хотя бы не утонуть в нем.
Делопроизводство можно рассматривать как одну из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающую успех выполнения ее функциональных задач.
Состояние делопроизводства в органах управления оказывает решающее влияние на самые важные участки работы: руководство, исполнение, информацию, учет, контроль и т.д. От организации делопроизводства во многом зависят эффективность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы управленческого персонала.
Не случайно в качестве синонима термина «делопроизводство» в научной литературе последних лет стал использоваться термин «документационное обеспечение управления», что подчеркивает информационно-технологический характер современной организации делопроизводства, включающего весь комплекс работ с документами.
Делопроизводство - это документальное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Документирование как важнейшая составляющая делопроизводства представляет собой регламентированный процесс фиксации на различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации.
Несмотря на массовую компьютеризацию и переход во многих учреждениях на безбумажную технологию работы с документами с применением компьютерно-информационных систем, существование традиционного делопроизводства доказало свою жизнеспособность и целесообразность.
Результатом документирования выступает документ, то есть зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Понятие «документ» произошло от латинского «documentum» - способ доказательства, свидетельство. Документ многофункционален и является средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций.
Документами являются: правила, положения, нормы, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты. Функция планирования фиксируется в плановых документах. Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования органов власти организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит выражение в распорядительных документах. Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчетной документации.
Все многообразие документов можно классифицировать по различным основаниям.
В зависимости от источника поступления различают документы:
♦ входящие (поступившие в организацию - правительственные, ведомственные, обращения граждан);
♦ исходящие (отправляемые из организации - ответы на входящие или инициативные документы);
♦ внутренние (создаваемые в данной организации и используемые для внутреннего обращения приказы, распоряжения и т.п.)
По характеру изложения содержания документы могут быть типовыми, трафаретными и индивидуальными.
Типовые документы составляются на основе образцов. Такие документы печатаются на бланках (командировочные удостоверения, справки и т.д.). В трафаретных документах структура изложения запрограммирована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы (приказы, распоряжения и т.п.) В индивидуальных документах (докладные, объяснительные записки) содержание излагается в свободной форме.
Лингвисты единодушны в том, что язык служебных документов - это, как правило, набор клише, штампов, стандартов. Существует специальный ГОСТ по документации. Унификация затрагивает все элементы служебного документа: состав информации, композицию, формуляр, лексику.
В языке официальной переписки существуют закономерности, знание которых облегчает процесс составления документа. Это стандартизация выражений и целых фраз, моделей предложений. Например, для изложения мотивов, объясняющих предпринятые действия, используется следующий набор словосочетаний: в соответствии с предварительной договоренностью, в соответствии с решением, согласно Вашей просьбе, во исполнение решения и т.п.
Есть утверждение, что официальные документы не «пишутся», а «составляются». Невозможно предусмотреть все правила и нормы, которые бы позволяли составителю служебного документа не делать ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении документа. Тем не менее их можно свести к минимуму, если в своей работе руководствоваться государственными стандартами на управленческую документацию, пособиями по служебной корреспонденции.
Какова типовая процедура подготовки документа?
При подготовке документов - планов, приказов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и др. - необходима координация действий менеджеров. Обычно один из сотрудников - назовем его Исполнителем - готовит первоначальный вариант документа. Документ размножают и рассылают на отзыв заинтересованным в нем менеджерам, а иногда и в другие организации. Исполнитель составляет сводку отзывов, с одними из замечаний соглашается, против других высказывает возражения. Затем собирают так называемое «согласительное совещание», на которое приглашают всех тех, с чьим мнением Исполнитель не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается компромисс, и возражения снимаются. Окончательное решение по проекту документа с учетом оставшихся возражений принимает генеральный директор или совет директоров, т.е. высшая инстанция в данной организации.
Во многих случаях эта процедура заменяется визированием, при котором свое согласие менеджеры выражают, накладывая на документ визу, т.е. расписываясь (иногда добавляя несколько слов по затрагиваемой проблеме).
Например, подготовленное для отправки в другую организацию письмо визируют руководители нескольких отделов, и генеральный директор его подписывает от имени фирмы, не вникая в суть (поскольку каждый день он подписывает десятки писем, то вникать некогда).
Адресату уходит письмо, на обратной стороне которого указаны фамилия и телефон Исполнителя (поскольку адресат тоже хорошо знаком с процедурой подготовки документов, он понимает, что по конкретным вопросам надо обращаться к Исполнителю, а не к генеральному директору). В архиве фирмы остается письмо с визами, так что в случае необходимости легко выяснить, кто составил и одобрил документ.
В электронном документообороте, обслуживаемом информационной системой предприятия, выделяют три вида объектов делопроизводства.
«Документы», в которых должны быть сгруппированы все объекты, являющиеся входными и выходными для основных бизнес-процессов: договора, акты, счета, платежные поручения, накладные, - имеющие как бумажную копию, так и электронные формы ввода/вывода информации.
«Справочники», в которых накапливаются данные по наиболее существенным и устойчивым объектам, например, товары, виды сырья, контрагенты, склады, подразделения, сотрудники.
«Отчеты», порождаемые информационной средой. Отчеты являются средством структурирования вывода управленческой информации и используются в качестве входов при организации процессов управления, где эта информация обрабатывается с целью принятия решений.
Нужно решительно ломать традицию отсутствия документирования процессов. Ведь для западного руководителя не составляет труда получить реальную картину состояния предприятия в любой момент, потому что там все помешаны на документировании. Приучить к этому наших людей очень трудно, но не решив этой проблемы, руководство предприятия сразу поставит под угрозу все его будущее.
Российские консультанты по управлению считают: обучение персонала, а на самом деле принуждение его выполнять определенные функции, попросту говоря, регулярно «забивать» нужную информацию в компьютер, для большинства предприятий отдельная непростая задача: «Постепенно, объясняя цели проекта, ценность, которую он принесет компании, надо делать людей союзниками этого проекта, а не противниками. Но в общем менталитет нужно ломать, чтобы не было саботажа. Иначе, если вы и достигнете какого-то результата, он будет значительно скромнее, чем мог бы быть».
Основным средством установления формальных взаимоотношений работников в организации и распределения между ними полномочий и ответственности является процесс делегирования полномочий.
