Одна из форм формализации совместной работы коллектива по достижению целей организации - организация групповой работы сотрудников.
Группа - это ограниченная по численности совокупность лиц, находящихся в регулярном взаимодействии для совместного решения задач.
В определении группы есть три ключевых компонента.
Во-первых, существуют количественные параметры. Группа не может состоять из одного члена, Группа больше определенного размера (обычно 12 человек) формально или неформально начинает делиться на меньшие группы.
Во-вторых, взаимодействие между сотрудниками должно происходить регулярно (не обязательно по одному заданному образцу). Необходимость взаимодействия - это главный критерий верхнего уровня размера группы, т.к. слишком большая группа затрудняет взаимодействие.
В-третьих, группа должна иметь общие цель и задачи.
Например, руководители различных функциональных подразделений предприятия, хотя и взаимодействуют регулярно, но не имеют общей цели и не составляют группу.
Создание и руководство группой является важной частью административной работы менеджера.
Чтобы совокупность людей, которую он должен создать для коллективной работы по достижению поставленной цели, действительно превратилась под его руководством в группу, она должна пройти некоторые обязательные этапы становления.
Первый этап - формирование. Здесь выясняется, подходит тот или иной человек по характеру для совместной коллективной работы, дается оценка, чьи межличностные отношения приемлемы или неприемлемы для членства в группе. Между сотрудниками вырабатывается взаимозависимость, определяются основные правила поведения. На первом этапе возможно появление структурирования группы, наделение ее членов некоторыми ролями.
Роли можно классифицировать на целевые и поддерживающие. Целевая роль заключается в инициировании деятельности. Инициатор собирает необходимую информацию, мнения других, прорабатывает предложения, выносит их на суд других членов группы. Поддерживающая роль состоит в обеспечении сплоченности. Выполняющие эту роль люди участливы, отзывчивы, исполнительны, имеют «чувство локтя», стремятся прежде всего к благоприятному климату в коллективе. Они поддерживают идеи инициатора. Хорошо, если в группе выдерживается баланс между целевыми и поддерживающими ролями.
Второй этап - конфликтность («шторм»). Она объясняется тем, что индивидуальность противодействует складывающейся структуре, распределению ролей. В особенности проявляются претензии на лидерство или, по меньшей мере, на ведущие роли в группе.
Третий этап - нормирование. Ключевые слова этапа - нормы; сплоченность. Каждый член группы начинает признавать собственную роль и понимать роли других, и вместе с этим развивается чувство единства. Однако временами возможна регрессия к стадии «шторм», например, неприятие чьей-либо роли лидера.
Под нормами понимаются правила поведения, обеспечивающие совместную работу в группе по достижению цели. Например, гордость за организацию, совместный труд, забота каждого о качестве, внимание к клиентам, персональная ответственность за получение финансовых результатов, защита честности и т.д.
Четвертый этап - деятельность. Налаживается совместная работа по достижению целей, появляется взаимодействие. Структура группы превращается из объекта выяснения отношений в средство совместного достижения целей группы.
Кроме групп, создаваемых административным путем, существуют также неформальные группы, созданные самими ее членами на основе взаимных симпатий, интересов, увлечений, привычек. В неформальных группах всегда есть явно или неявно выраженный лидер, предполагается распределение ролей, следование неписаным правилам и нормам поведения.
Группы различаются по размеру, составу, статусу и личностным характеристикам членов, степени сплоченности, единодушия (подавления отдельной личностью своих действительных взглядов, чтобы не разрушать сплоченность группы), конформизма (неосознанного следования групповым нормам) и т.д.
