Если отношения между подразделениями и сотрудниками организации не будут четко определены и скоординированы, она не сможет выполнять свои функции. Содержание административного управления состоит в систематической координации множества задач и формальных взаимоотношений людей, их выполняющих. Организация как процесс есть суть административной работы.
1. Администрирование - это регулярный менеджмент
Администрирование появляется тогда, когда управление становится сложней, коммуникации обширны, менеджер «тонет» в потоке информации, не успевает принимать решения.
Административная школа в менеджменте появилась в начале 20 века - когда возникли крупные корпорации и ими стало сложно управлять. Это привело к открытию в 1916 г. Анри Файолем пяти функций управления - предвидения, организации, распорядительства, координации и контроля. Внутри корпорации возникли функциональные подразделения, выделившиеся в отдельную часть предприятия - его администрацию. Таким образом, во времена Файоля понятия «управление» и «администрирование» стали синонимами. Сегодня работников заводоуправлений называют административно-управленческим персоналом (АУП).
Классик административной школы управления, немецкий социолог Макс Вебер (1864 - 1920), разработал систему взаимосвязей между подразделениями, уровнями иерархии в организации, работниками. Такая система получила название бюрократической организации. Вебер формализовал, упорядочил посредством положений, инструкций, документооборота, приказов многие повторяющиеся управленческие действия.
Бюрократическая организация, по Веберу, - это организация с четким набором черт:
1) четко определенные обязанности;
2) иерархия;
3) набор правил для выполнения операций;
4) служащие, назначаемые, а не выбираемые на должность;
5) система продвижения по службе.
М. Вебер выделил «идеальный тип» сотрудника - личные взгляды, настроения, личные интересы которого не влияют на выполнение своих функций, правил организации.
Структурирование, упорядочение организации позволило освободить менеджеров от решения стандартных проблем, формализовать, а значит, снять конфликтность в решении задач управления.
Позднее понятие бюрократии получило уничижительный смысл - как наличие излишнего числа звеньев в иерархии организации, где роль сотрудника ограничена инструкциями и где правила четко выполняются, несмотря ни на какие обстоятельства. Администрирование стали относить к государственному управлению, в то время как менеджмент - к управлению бизнесом. Сегодня специалисты утверждают что между государственными организациями и корпорациями гораздо меньше различий, чем между крупным и малым бизнесом (См., например: Саймон Г. и др. Менеджмент в организациях: Сокр. пер с англ. М.: Экономика, 1995. С. 26-31).
По отношению к сегодняшнему российскому бизнесу кто-то сказал, что уходит в прошлое эра сверхприбылей, с ней уходит и эра «менеджмента героев». Приходит время регулярного менеджмента, построенного на применении формализованных бизнес-процессов.
Нужно исходить из того, что правильно составленная бумага, расчерченная таблица, карандаш и голова менеджера - это очень хорошие средства организации процесса, которые следует холить и лелеять, то есть в массовом порядке выпускать приказы, планы мероприятий и добиваться их выполнения.
Администрирование - это функция менеджмента по формализации отношений внутри организации и по ее формальному управлению посредством установления правил, законов, процедур. Иное распространенное название администрирования - регулярный менеджмент.
По оценкам специалистов, 85 - 90% российских предприятий могут повысить эффективность работы как минимум на 20 - 30% благодаря регулярному менеджменту.
Отсутствие единого описания процедур влечет несогласованность действий как отдельных людей, так и целых подразделений.
Для бывших советских предприятий характерны ситуации, когда функции не двух, а четырех (!) подразделений, насчитывающих десятки человек, на 90% перекрывают друг друга. В результате возникают не только информационная неразбериха, но информационная закрытость и враждебность внутри организации.
Итак, задача руководителя - описать процесс деятельности организации. Но с чего начинать описание?
