Важнейшая стадия процесса управления, которая рассматривается одновременно и как функция управления, - контроль.
1. Определение контроля
Много лет назад А. Файоль дал четкое определение контроля: «На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди и действия».
Почему же столь необходим контроль? Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины, нарушают планы. Эти нарушения и надо обнаружить с помощью системы контроля.
Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и соответственно скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. То есть другой стороной функции контроля является функция регулирования, принятия решений по ликвидации нежелательных отклонений.
Контроль - это процесс обеспечения и подтверждения того, что организация действительно достигает своих целей.
Контроль охватывает всю деятельность предприятия: на входе контролируются все виды ресурсов; контролируется производственный процесс; контролируются на выходе все итоги деятельности, включая продукцию, финансовые и прочие результаты.
Назначение контроля и регулирования можно сформулировать следующим образом:
Контроль всей деятельности предприятия
♦ фиксирование результата управленческой деятельности и ее оценка;
♦ фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и ее оценка;
♦ фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий;
♦ разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективности деятельности подразделений и исполнителей.
Управление предприятием предполагает самые разные объекты и формы контроля.
Объекты и формы контроля
Объекты контроля
Материальные ресурсы
♦ управление запасами;
♦ управление качеством;
♦ управление использованием основных фондов.
Трудовые ресурсы
♦ отбор персонала и распределение работ;
♦ подготовка и развитие;
♦ стимулирование труда.
Финансовые ресурсы
Измеряет все остальное показателями денежных потоков.
Информационные ресурсы
♦ прогнозирование продаж и положения на рынке;
♦ анализ среды;
♦ PR;
♦ производственное планирование;
♦ экономический прогноз.
Формы контроля
♦ Финансовый контроль.
♦ Административный контроль.
Различают две формы контроля: финансовый и административный.
Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения, такие как планово-финансовые отделы, бухгалтерия, экономисты и бухгалтеры в подразделениях.
Административный контроль ведется на всех уровнях управления фирмой и призван оценивать деятельность сотрудников фирмы (контроль исполнения). Он осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях фирмы.
На менеджере лежит обязанность контроля за выполнением принятых ранее решений, не только включенных в план, но и оперативных, текущих. Частично контроль осуществляется в ходе совещаний и визирования документов. Но этого недостаточно. При планировании собственной работы менеджеру следует предусмотреть регулярные проверки деятельности своих подчиненных, причем не только членов своей команды, но и всех остальных.
Могут применяться как официальные отчеты и аттестации, так и неформальные беседы. Надо отметить, что беседа с менеджером, стоящим на иерархической лестнице на несколько ступенек выше, производит большое положительное воздействие на сотрудника. В Великобритании считается, что генеральный директор должен побеседовать с каждым сотрудником хотя бы раз в год. К сожалению, в России подобные собеседования не приняты.
