Когда менеджерам совершенно ясен смысл существования организации (миссия), определено долгосрочное направление ее развития (стратегия), им необходимо спланировать свою деятельность.
§8. Планирование
Мы все время планируем - на час, день, месяц, год или на всю жизнь. Мы решаем, взять ли на обед котлету или сосиску, поступать в университет или пединститут, жениться на Маше или на Кате, оставаться на прежней работе или искать новую. Только цена этих решений разная. Правильно вы выбрали обед или неправильно - забудется к вечеру, а последствия других решений вам придется расхлебывать годами, а то и всю жизнь.
Ежедневное решение вопроса - как мне попасть из дома в школу, институт, на работу? Собрав информацию и подумав (т.е. проведя прогнозирование), я понимаю, что имеется целый ряд альтернатив;
- можно пойти пешком (на прогулку уйдет полчаса, но не понадобится тратить деньги);
- можно поехать на автобусе, а оставшуюся часть пути пройти;
- можно поехать на маршрутном такси, и т.д.
Какую возможность выбрать? В зависимости от обстоятельств.
1. Планирование как функция управления
Хотя необходимость планирования признали еще египтяне в 4000 г. до н.э., не все и сегодня считают планирование обязательной функцией менеджмента. При этом кто-то ссылается на непредсказуемость ситуации на рынке, от которой зависит вся работа предприятия. Другие отрицают планирование, считая менеджмент исключительно искусством управления людьми.
Однако основная часть менеджеров убеждена: руководитель, пренебрегающий планированием, подобен велосипедисту, смотрящему только под колеса своего велосипеда.
Исследование 105 крупнейших компаний и 105 средних и малых фирм США показало, что фирмы, применяющие у себя формальное планирование, имеют самые высокие темпы роста.
Функция планирования предполагает решение о том, каким образом руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к реализации стратегии и что должны делать члены организации, чтобы достичь поставленных целей. С данной функции начинается процесс управления, от ее качества зависит успех организации.
Конечная цель планирования состоит в том, чтобы ответить на следующие главные вопросы:
♦ когда необходимо начать и окончить выполнение работ, чтобы использовать благоприятные возможности, например, сезонные колебания на сырье и материалы, кратковременный рост спроса и цен на продукцию;
♦ какова относительная обеспеченность ресурсами: отношение реального (располагаемого) объема соответствующих ресурсов (денег, времени, материалов, рабочей силы и т.д.) к минимально необходимому по нормам (нормативам) для реализации соответствующей программы создания товара, развития производства и т.д.;
♦ какие ресурсы необходимы для каждого из этапов работ и как они будут распределены в пространстве и во времени;
♦ какие результаты должны быть получены на каждом из этапов, кто за это отвечает и в какой форме он должен представить отчет о проделанной работе.
Обычно выделяют пять этапов в процессе планирования.
Этап 1. Определение текущей ситуации и ее анализ. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или ваша фирма) хотите достичь? Это - самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.
Этап 2. Прогнозирование, оценка и оптимизация альтернативных вариантов достижения целей, сформулированных на стадии разработки стратегии. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие можно сразу отбросить как нецелесообразные?
Этап 3. Разработка плана, то есть составление программы работ (плана мероприятий). Здесь надо ответить на пять вопросов: Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей? В каком порядке лучше всего выполнять намеченные действия, учитывая, что многие из них связаны между собой? Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Решает ли разработанный план поставленные задачи и есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки? Возможно, целесообразно вернуться к этапу 2 или даже к этапу 1.
Этап 4. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущем этапе план, установить сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?
Этап 5. Реализация плана, контроль за выполнением плана, внесение изменений в случае необходимости.
Таким образом, планирование - это функция управления, включающая комплекс работ по анализу ситуации, прогнозированию вариантов ее развития, выбору одного из альтернативных вариантов достижения целей, сформулированных на стадии разработки стратегии, разработке плана; реализации плана.
Ясно, что реально используемые фирмами технологии планирования достаточно сложны. Обычно им занимаются специальные подразделения предприятий.
